Verfahrensordnung „Beschwerdeverfahren“ gemäß § 8 Abs. 2 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
Sehr geehrte/r Hinweisgeber/in,
im Rahmen des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) wird auch der Raiffeisen Waren-Gruppe (nachfolgend „RW-Gruppe“) die Pflicht auferlegt, ein Beschwerdeverfahren für alle unternehmensinternen und -externen Personen zur Verfügung zu stellen, die Kenntnis von einem bestehenden Risiko oder einer Verletzung der folgenden geschützten Rechtspositionen und umweltbezogenen Pflichten im Geschäftsbereich des eigenen Unternehmens oder durch Lieferanten haben bzw. unmittelbar davon betroffen sind:
• Kinderarbeit
• Zwangsarbeit
• alle Formen der Sklaverei
• Missachtung der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes
• Missachtung der Vereinigungsfreiheit
• Ungleichbehandlung
• Einbehaltung von angemessenen Löhnen
• Verursachung von Umweltschäden, wie z. B.
- schädliche Bodenveränderung
- Wasser- und Luftverschmutzung
- schädliche Lärmemission
- übermäßiger Wasserverbrauch
- Beeinträchtigung der Lebensmittelsicherheit
- Beeinträchtigung des Zugangs zu Trinkwasser
- Beeinträchtigung sanitärer Einrichtungen
- Beeinträchtigung der Gesundheit einer Person
• unrechtmäßige Räumung und Landnutzung
• Beschäftigung von Sicherheitskräften, die missbräuchlich Gewalt ausüben
Die Raiffeisen Waren Gruppe und ihre Mitarbeiter*innen nehmen ihre Verantwortung sowohl innerhalb des eigenen Geschäftsbetriebes als auch innerhalb ihrer Lieferkette sehr ernst. Es ist uns daher ein großes Anliegen, Ihnen das Verfahren zur Nutzung unseres Beschwerdeverfahrens im Folgenden ausführlich zu erläutern.
HINWEIS: Bei diesem Hinweisgebersystem handelt es sich um ein Beschwerdeverfahren der Raiffeisen Waren Gruppe. Welche Unternehmen Teil der Gruppe sind, erfahren Sie hier .
Hinweise und Beschwerden können Sie über verschiedene Meldekanäle (telefonisch, postalisch und online) an uns herantragen. Einzelheiten zu den verschiedenen Möglichkeiten finden Sie im Folgenden. Ferner stehen Ihnen am Ende dieses Artikels unter „FAQ“ Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Verfügung.
I. Verfügbare Meldekanäle
1. Telefonische Meldung:
Für die telefonische Meldung von Hinweisen oder bei Fragen rund um den Beschwerdeprozess stehen Ihnen unsere Beschwerdesachbearbeiter*innen gerne montags bis freitags in der Zeit zwischen 08:00 Uhr und 16:00 Uhr unter der Nummer +49 (0) 561 7122-610 zur Verfügung.
2. Postalische Meldung:
Die Adresse für postalische Meldungen lautet:
Raiffeisen Waren GmbH
Rechtsabteilung
Ständeplatz 1-3
34117 Kassel
Sollten Sie nicht wünschen, dass unsere Sekretariatsmitarbeiter*innen Kenntnis von Ihrer Meldung nehmen, können Sie Ihren Hinweis/Ihre Beschwerde selbstverständlich mit dem Zusatz „vertraulich/nur von Beschwerdesachbearbeiter*innen zu öffnen“ direkt an unsere Beschwerdesachbearbeiter*innen adressieren. Zur Vereinfachung können Sie hierfür unser Beschwerdeformular nutzen. Dieses ist in den einzelnen Niederlassungen erhältlich oder hier abrufbar. Sofern Sie Ihre Meldung unter Nennung Ihrer Kontaktdaten abgegeben haben, erhalten Sie innerhalb von einer Woche nach Eingang Ihrer Meldung eine Eingangsbestätigung.
3. Online-Meldung:
a. Technische Einführung:
Für unser Online-Meldesystem nutzen wir die Plattform „Trusty“ der Trusty AG. Über diese werden Sie ohne vorherige Registrierung in nur wenigen Schritten durch den Beschwerdevorgang geleitet. Hierfür sind im Einzelnen folgende Klicks/Angaben erforderlich:
Rufen Sie über den Link https://rw.trusty.report/ unseren Online-Meldekanal auf und klicken Sie auf „Meldung erstellen“.
Lesen Sie die Hinweise zur Sicherheit und Vertraulichkeit, die Bestimmungen zur Datenverarbeitung sowie die Verpflichtungen zur Anonymität und akzeptieren Sie die Bedingungen mittels Anklicken der dafür vorgesehenen Checkbox. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“. Die genannten Hinweise finden Sie durch Anklicken des Wortes „Angaben“ oberhalb der Checkbox sowie des Wortes „Datenschutz“ am unteren Ende der Seite.
Wählen Sie in der Drop-down-Liste das Land aus, in dem der Verstoß erfolgt ist. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“.
Füllen Sie die Felder zu Ort und Zeit des Verstoßes, zu den an dem Verstoß beteiligten Personen sowie zur Beschreibung des Verstoßes nach bestem Wissen und Gewissen aus. Sofern vorhanden und gewünscht, können Sie uns über den Button „Dokumente anhängen“ weitere relevante Informationen zukommen lassen. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“.
Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Meldung anonym oder unter Angabe Ihrer Person abgeben wollen. Anschließend klicken Sie zur Eingabe Ihrer Personendaten auf „Weiter“ bzw. im Falle einer anonymen Meldung direkt auf „Absenden“.
Unsere Datenschutzerklärung zum Hinweisgebersystem können Sie hier einsehen.
b. Verfahrensablauf nach Erhalt der Meldung:
Zugangsdaten:
Nach Versendung Ihres Hinweises erhalten Sie zunächst Ihre Zugangsdaten.
Bitte bewahren Sie diese sorgfältig und geschützt vor dem Zugriff unbefugter Dritter auf. Damit können Sie sich jederzeit über den Button „Ihr Posteingang“ unter dem Link rw.trusty.report anmelden, um Nachrichten unsererseits zu lesen und darauf zu antworten oder Informationen nachzureichen.
Eingangsbestätigung:
Sofern Sie die Meldung nicht anonym, sondern unter Nennung Ihrer Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse abgegeben und mittels Anklicken der Checkbox um Benachrichtigung über neue Posteingänge per E-Mail gebeten haben, erhalten Sie im Anschluss an das Versenden des Hinweises zudem eine automatisierte Eingangsbestätigung durch den Plattformbetreiber.
Zusätzlich zu dieser automatisierten Eingangsbestätigung erhalten Sie innerhalb von einer Woche nach Eingang Ihrer Meldung eine gesonderte Eingangsbestätigung durch eine, bezogen auf den Inhalt Ihrer Beschwerde, unparteiische Person (im Zweifel ein*e unserer Beschwerdesachbearbeiter*innen). Ihr Vertrauen in unseren Beschwerdeprozess liegt uns am Herzen.
II. Verfahrensbeschreibung nach Eingang der Meldung:
1. Sachverhaltsermittlung:
In den auf den Eingang des Hinweises/der Beschwerde folgenden ein bis vier Wochen wird der Sachverhalt sodann durch unsere Beschwerdesachbearbeiter*innen ermittelt. Wir bitten um Verständnis dafür, dass der damit einhergehende Zeitaufwand je nach Ausführlichkeit der von Ihnen getätigten Angaben und der Art des gemeldeten Risikos/Verstoßes variieren kann. Bitte beachten Sie ferner, dass im Rahmen der Hinweiserteilung gegebenenfalls benannte Personen in dieser Verfahrensstufe zu dem Sachverhalt befragt werden können. Nach Abschluss der Ermittlungen erhalten Sie eine Zwischenstandmeldung. Dessen unbeschadet steht es Ihnen selbstverständlich jederzeit frei, Rückfragen bezüglich der von Ihnen eingereichten Meldung entweder direkt über das Online-Portal oder über die anderen unter I. benannten Meldekanäle an uns zu richten.
2. Einleitung von Maßnahmen:
Sollten wir im Rahmen unserer Ermittlung ein Risiko oder einen Verstoß gegen geschützte Rechtspositionen oder umweltbezogene Pflichten feststellen, werden wir im Rahmen unserer Möglichkeiten angemessene Maßnahmen ergreifen, um dem Risiko/Verstoß vorzubeugen, dieses/diesen zu minimieren oder im besten Fall gänzlich zu beseitigen. Dies kann je nach Art und Schwere des Risikos/Verstoßes bis zu zwölf Monate in Anspruch nehmen. Um Ihr Vertrauen in unseren Beschwerdeprozess zu stärken, werden wir Ihnen in regelmäßigen Abständen, mindestens jedoch quartalsweise, Zwischenstandmeldungen geben. Nach Abschluss dieser Verfahrensstufe erhalten Sie eine Abschlussmeldung.
3. Evaluation der ergriffenen Maßnahmen:
Zur Evaluation der ergriffenen Abhilfemaßnahmen und zur Sicherstellung, dass Sie im Nachgang keinen Repressalien ausgesetzt werden, setzen wir uns nach Abschluss des Verfahrens erneut mit Ihnen in Verbindung. Dies erfolgt unter Berücksichtigung des gemeldeten Risikos bzw. Pflichtverstoßes und der daraufhin eingeleiteten Maßnahmen in der Regel innerhalb von zwölf Monaten nach Abschluss des Verfahrens. Sollten Sie dies nicht wünschen, teilen Sie uns dies bitte mit.
Im Folgenden eine zusammenfassende Übersicht des Verfahrensablaufs:
FAQ
Das Beschwerdeverfahren steht allen Personen zur Verfügung, die durch wirtschaftliche Tätigkeiten im eigenen Geschäftsbereich eines Unternehmens der RW-Gruppe oder durch wirtschaftliche Tätigkeiten eines unmittelbaren Zulieferers unmittelbar von einem Verstoß gegen eine geschützte Rechtsposition oder eine umweltbezogene Pflicht betroffen sind oder in einer solchen verletzt sein können, sowie Personen, die Kenntnis von einer möglichen Verletzung einer geschützten Rechtsposition oder einer umweltbezogenen Pflicht haben.
Grundsätzlich darf jeder Vorgang gemeldet werden, bei dem eine geschützte Rechtsposition oder eine umweltbezogene Pflicht durch uns oder einen unserer Lieferanten droht verletzt zu werden oder bereits verletzt wurde. Dabei müssen Sie keine vollständige Gewissheit über den Sachverhalt haben, sodass auch ein begründeter Verdacht gemeldet werden kann. Bitte beachten Sie jedoch die Informationen bezüglich vorsätzlich oder grob fahrlässig abgegebener Falschmeldungen unter Punkt 7.
Bitte schildern Sie den zugrunde liegenden Sachverhalt so präzise wie möglich. Nennen Sie dabei idealerweise das betroffene Unternehmen sowie die betroffenen Personen. Sollten Sie sich über Einzelheiten Ihrer Schilderung unsicher sein, machen Sie dies bitte kenntlich.
Ihre Meldung kann auch anonym erfolgen. Bitte achten Sie in diesem Fall selbstständig darauf, dass die Voraussetzungen für eine anonyme Meldung vorliegen (z. B. Versendung des Schreibens über eine von Ihrem Wohnort entfernte Postfiliale, Rufnummernunterdrückung etc.). In Bezug auf die Online-Meldung weisen wir zudem darauf hin, dass ausschließlich der Plattformanbieter Zugang zu Ihren Daten (z. B. IP-Adresse) hat und uns diese zu keiner Zeit zur Verfügung stellt.
Die Vertraulichkeit der eingegangenen Meldungen sowie Ihrer Identität wird gewährleistet. Sofern Sie Ihre Meldung nicht anonym einreichen, ist Ihre Identität nur Ihrem/Ihrer unparteiischen Beschwerdesachbearbeiter*in bekannt und wird nur im Falle Ihrer Zustimmung oder einer staatsanwaltlichen bzw. gerichtlichen Anordnung weitergegeben.
Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind rechtlich untersagt und widersprechen zudem unseren Grundprinzipien. Auch die Informationsbeschaffung darf nicht geahndet werden, sofern die Beschaffung oder der Zugriff auf die Informationen selbst keine Straftat darstellt. Vielmehr möchten wir an dieser Stelle betonen, dass wir über jeden Hinweis dankbar sind, der uns bei der Erreichung unserer ethischen Ziele im Einklang mit menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unterstützt.
Wird eine Meldung abgeben, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen enthält, verliert die meldende Person das Recht auf Vertraulichkeit der Meldung sowie den Schutz einer hinweisgebenden Person. Disziplinarische und strafrechtliche Konsequenzen sowie die Geltendmachung von etwaigen Schadensersatzansprüchen sind somit möglich.
Ihre Meldung wird zunächst auf Stichhaltigkeit geprüft. Anschließend werden Folgemaßnahmen ergriffen werden. Einen Überblick bietet Ihnen unser Schaubild.
Ihre Meldung wird ausschließlich von Ihrem/Ihrer unparteiischen Beschwerdesachbearbeiter*in überprüft und bearbeitet. Betrifft Ihre Meldung Ihre*n Beschwerdesachbearbeiter*in, wird diese unter Einschaltung unseres Datenschutzkoordinators an eine externe Rechtsanwaltskanzlei zur Bearbeitung übergeben.
Das Beschwerdeverfahren entspricht den datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die Daten werden von den Betreibern des „Trusty“ Meldesystems auf Servern in Deutschland gespeichert. Die Datenschutzerklärung des Betreibers ist unter www.iubenda.com/privacy-policy/56928825/legal abrufbar.
Ihr Ansprechpartner ergibt sich aus der Eingangsbestätigung unseres Hauses. Bei Fragen können Sie sich an diesen wenden.
Eine Meldung können Sie über die unter I. benannten Kanäle erstellen.
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